Follow up

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Cos’è la regola "Follow-Up"

La regola Follow-Up permette di riagganciare un lead che non ha risposto o che ha interrotto la conversazione.

Può essere utilizzata sia:

• in conversazioni scritte (WhatsApp, chat, ecc.),
• in conversazioni telefoniche.

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Tipologie di follow-up disponibili

Esistono tre modalità principali:

Nessuna risposta al primo messaggio (Conversazioni scritte)

• Si attiva quando il lead non risponde al primo messaggio dell’AI.
• Utile per tentare un nuovo contatto con un messaggio diverso.

Durante la conversazione(Conversazioni scritte)

• Si attiva quando la conversazione non è stata completata (si consiglia di visionare il seguente manuale a fine pagina) e il lead smette di rispondere a metà interazione.
• Permette di reinviare un messaggio per stimolare la risposta.

Nessuna risposta alla chiamata (Conversazioni telefoniche)

• Si attiva quando il lead non risponde alle chiamate.
• Può essere configurato per richiamare automaticamente un certo numero di volte (es. 3 tentativi, una volta al giorno).

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Esempio pratico – Conversazioni telefoniche

• Regola Follow-Up: Nessuna risposta alla chiamata
• Configurazione:

  • Tentativi: 3
  • Frequenza: 1 chiamata al giorno
• Regola aggiuntiva: Definisci Time Out al 4° giorno

  • Significato: se dopo 3 tentativi il lead non risponde, viene marcato come “non reattivo”.

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Esempio pratico – Conversazioni scritte

Follow-Up tipo 1 – Nessuna risposta al primo messaggio

• Prompt: “Ciao, ti avevamo contattato in precedenza. È un buon momento per sentirci?”

Follow-Up tipo 2 – Durante la conversazione

• Prompt: “Non ti ho più letto, posso riprendere da dove eravamo rimasti?”

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Modalità di messaggio e Contenuto Follow-up

• Le possibilità sono due:
• Generato dall'AI: Messaggio generato secondo le istruzioni inserite nel Contenuto Follow-up Messaggio statico: Messaggio statico inserito nel Contenuto messaggio statico

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Esempi pratici per Messaggio statico e Generato dall'AI

Ecco due esempi da utilizzare per il Messaggio statico :

• "Buongiorno, l'abbiamo contattata ieri. E' un buon momento per parlare?" (Volendo se si hanno i nominativi dei lead si possono usare le variabili)
• "Buongiorno {namelead}, l'abbiamo contattata ieri. E' un buon momento per parlare?"

Ecco un esempio da utilizzare per il messaggio Generato dall'AI:

• Da inserire nel Contenuto Follow-up : "Saluta cordialmente il cliente e chiedigli se è interessato a quello che offriamo"

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Opzioni di configurazione aggiuntive

• Orari Task: i follow-up possono essere condizionati agli orari lavorativi impostati per la Task.
• Richiedi approvazione: se attivo, ogni follow-up programmato fuori orario lavorativo richiede l’approvazione manuale prima dell’invio.
• Prompt di follow-up: puoi inserire fino a più varianti di messaggi; sarà l’AI a scegliere quello più adatto in base al contesto.

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Esempi di prompt per follow-up

Ecco 4 esempi da utilizzare nei campi di configurazione:

1. “_{Ciao, ti ho provato a chiamare un paio di volte. È un buon momento per sentirci?”}
2. _{“Ti riscrivo perché non ho ricevuto risposta al messaggio precedente. Possiamo aggiornarci?”}
3. _{“Forse ti ho contattato in un momento non comodo. Vuoi dirmi quando preferisci sentirci?”}
4. _{“Non abbiamo completato la conversazione. Vuoi che riprendiamo da dove ci eravamo interrotti?”}

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Buone pratiche

• Usa i follow-up telefonici solo per un numero limitato di tentativi (max 3-4) per non risultare invasivo.
• Nelle conversazioni scritte, prepara più varianti di messaggi per evitare ripetitività.
• Imposta sempre un Time Out dopo un certo numero di tentativi non riusciti.
• Attiva l’opzione “Richiedi approvazione” se vuoi avere controllo sui follow-up inviati fuori orario.

5.Impostazioni di Conversazione