Follow up

1

Cos’è la regola "Follow-Up"

La regola Follow-Up permette di riagganciare un lead che non ha risposto o che ha interrotto la conversazione.

Può essere utilizzata sia:

• in conversazioni scritte (WhatsApp, chat, ecc.),

• in conversazioni telefoniche.

2

Tipologie di follow-up disponibili

Esistono tre modalità principali:

No Response at First Message (Conversazioni scritte)

• Si attiva quando il lead non risponde al primo messaggio dell’AI.

• Utile per tentare un nuovo contatto con un messaggio diverso.

Mid Conversation (Conversazioni scritte)

• Si attiva quando la conversazione non è stata completata (si consiglia di visionare il seguente manuale a fine pagina) e il lead smette di rispondere a metà interazione.

• Permette di reinviare un messaggio per stimolare la risposta.

No Call Response (Conversazioni telefoniche)

• Si attiva quando il lead non risponde alle chiamate.

• Può essere configurato per richiamare automaticamente un certo numero di volte (es. 3 tentativi, una volta al giorno).

3

Esempio pratico – Conversazioni telefoniche

• Regola Follow-Up: No Call Response

• Configurazione:

  • Tentativi: 3

  • Frequenza: 1 chiamata al giorno

• Regola aggiuntiva: Definisci Time Out al 4° giorno

  • Significato: se dopo 3 tentativi il lead non risponde, viene marcato come “non reattivo”.

4

Esempio pratico – Conversazioni scritte

Follow-Up tipo 1 – No Response at First Message

• Prompt: “Ciao, ti avevamo contattato in precedenza. È un buon momento per sentirci?”

Follow-Up tipo 2 – Mid Conversation

• Prompt: “Non ti ho più letto, posso riprendere da dove eravamo rimasti?”

5

Opzioni di configurazione aggiuntive

• Orari Task: i follow-up possono essere condizionati agli orari lavorativi impostati per la Task.

• Richiedi approvazione: se attivo, ogni follow-up programmato fuori orario lavorativo richiede l’approvazione manuale prima dell’invio.

• Prompt di follow-up: puoi inserire fino a più varianti di messaggi; sarà l’AI a scegliere quello più adatto in base al contesto.

6

Esempi di prompt per follow-up

Ecco 4 esempi da utilizzare nei campi di configurazione:

1. “Ciao, ti ho provato a chiamare un paio di volte. È un buon momento per sentirci?”

2. “Ti riscrivo perché non ho ricevuto risposta al messaggio precedente. Possiamo aggiornarci?”

3. “Forse ti ho contattato in un momento non comodo. Vuoi dirmi quando preferisci sentirci?”

4. “Non abbiamo completato la conversazione. Vuoi che riprendiamo da dove ci eravamo interrotti?”

7

Buone pratiche

• Usa i follow-up telefonici solo per un numero limitato di tentativi (max 3-4) per non risultare invasivo.

• Nelle conversazioni scritte, prepara più varianti di messaggi per evitare ripetitività.

• Imposta sempre un Time Out dopo un certo numero di tentativi non riusciti.

• Attiva l’opzione “Richiedi approvazione” se vuoi avere controllo sui follow-up inviati fuori orario.

5.Impostazioni di Conversazione